UAB HRX
„HRX“ verslo valdymo sistemą „Directo“ įdiegė 6 šalyse: „Pažengėme šviesmečiais į priekį“
„HRX“ – tai šeimos valdoma tarptautinė logistikos įmonė, turinti biurus Suomijoje, Švedijoje, Estijoje, Latvijoje, Lietuvoje ir Lenkijoje. Įmonė kasmet aptarnauja daugiau nei 5000 klientų ir pristato daugiau nei 400 000 siuntų visoje Europoje. Norėdami išlaikyti savo augimą ir supaprastinti verslo procesus, 2017 m. „HR-Group Oy“ pasirinko „Directo“ valdymo sistemą. Šis sprendimas atnešė rezultatų: nauji efektyvumo bei skaidrumo standartai pradėti taikyti atliekant tarptautines operacijas.
„Directo“ verslo valdymo sistema dar labiau paskatino įmonės augimą. Nuo 2017 m. „HRX“ darbuotojų skaičius bei pajamos padvigubėjo. Šiandien metinės įmonės pajamos siekia 40 mln. eurų, o darbuotojų skaičius viršija 350“, – pasakoja Jussi Akela, generalinis „HR-Group Oy“ direktorius.
Iššūkiai ir tikslai
„HRX“ pasirinko „Directo“ siekdama optimizuoti veiklą šešiose šalyse.
Iki „Directo“ įdiegimo, „HRX“ įmonės skirtingose šalyse naudojo skirtingas apskaitos ir verslo valdymo sistemas, o tai kėlė sunkumų standartizuojant procesus ir užtikrinant skaidrumą. 2016-2017 m. Lauri Lehtoviita, „HR-Group“ finansų direktorius ir valdybos narys, iškėlė apskaitos procesų skaitmeninimo ir suvienodinimo visose įmonėse idėją. Buvo nuspręsta visoms „HRX“ įmonėms įdiegti vieną ir tą pačią verslo valdymo sistemą.
Kodėl „Directo“?
„Pasirinkti tinkamą verslo valdymo sistemą, – prisipažįsta L. Lehtoviita, – buvo iššūkis. Tačiau kai atradome „Directo“, viskas tapo aišku. Nuo pirmųjų akimirkų jautėmės išskirtinai svarbūs.
„Directo“ biurų išsidėstymas Suomijoje, Baltijos šalyse ir Lenkijoje taip pat buvo svarbus veiksnys renkantis šią sistemą. Supratome, kad beveik visose šalyse, kuriose veikiame, turėsime savo atstovus, todėl mūsų poreikiai bus išklausyti ir patenkinti. Ypač vertiname tai, kad „Directo“ nuo pat pradžių laikėsi duoto žodžio ir iki šiol užtikrina patikimą bendradarbiavimą. Be to, lyginant su kitais tiekėjais, „Directo“ pasiūlė mums geriausias sąlygas.
Gebėjimas prisitaikyti prie vietinių reikalavimų buvo dar vienas svarbus „Directo“ privalumas, – teigia L. Lehtoviita. – Pavyzdžiui, Lenkijoje sudėtingi reglamentai kėlė iššūkių, tačiau „Directo“ sėkmingai rado sprendimus. Tas pats pasakytina ir apie Švediją, kur programinė įranga buvo pritaikyta pagal vietinius poreikius. Iš pradžių mūsų kolegos Lenkijoje netgi abejojo, ar įmanoma sukurti užsienio apskaitos programinę įrangą, kuri atitiktų Lenkijos reglamentus. Tačiau „Directo“ ne tik pažadėjo išspręsti šias problemas, bet ir savo pažadą įvykdė“, – pabrėžia L. Lehtoviita.
Kiek žingsnių skiria nuo tarptautinės sėkmės, arba kiek trunka įdiegti sistemą
„Directo“ verslo valdymo sistema pirmiausia buvo įdiegta „HRX“ biure Lietuvoje, o vėliau sistemos diegimo procesas tęstas kitose šalyse.
„Programinė įranga buvo diegiama etapais ir tai buvo patogu. Galėjome planuoti bei vėlesnius etapus įgyvendinti pagal kiekvieną šalį atskirai, – sako L. Lehtoviita. – Visas diegimo procesas užtruko apie 6-9 mėnesius ir didelių problemų nesukėlė. Atsižvelgiant į tai, procesą vertinu kaip nepaprastai sklandų.“
Rezultatai: skaidrumas ir efektyvumas
Kokius konkrečius tikslus pasiekė „HRX“, kai įdiegė „Directo“?
- Sąskaitų kūrimas ir apdorojimas buvo automatizuotas pagal iš anksto sudarytus planus.
- Duomenų mainai tarp įvairių sistemų tapo sklandūs.
- Visose įmonės padaliniuose buvo įvestos vieningos taisyklės ir pradėta laikytis geriausios praktikos.
„Pavyzdžiui, pagal mūsų įmonės taisyklę, visas sąskaitas turi patvirtinti du asmenys. „Directo“ šią procedūrą labai palengvino. Be to, naudojant vieną programinę įrangą, paprasta diegti atnaujinimus ir atlikti pakeitimus – šie iš karto pritaikomi visuose įmonės padaliniuose. Darbuotojų mokymas ir naujų darbo metodų įvedimas tapo paprastas ir efektyvus“, – sako L. Lehtoviita.
Naudodami „Directo“ galime generuoti ataskaitas, kurios atitinka mūsų poreikius, – tęsia jis. – Aukščiausioji vadovybė ir savininkai bet kuriuo metu gali gauti aiškią ir išsamią visos grupės veiklos apžvalgą. Lyginant su ankstesne savo praktika, pažengėme šviesmečiais į priekį. Anksčiau tam, kad gaučiau reikiamus dokumentus, turėjau skambinti ir rašyti elektroninius laiškus. Dabar tiesiog atidarau „Directo“, ir viskas.“
Atsiliepimas iš „HRX“ Lietuvoje, finansų vadovės Ingos Laugalienės:
Directo verslo valdymo sistemą įsidiegėme 2017 m., pirmieji HRX grupėje. Vadovaujantis Directo darbuotojų parengtu planu ir pagalba, šis procesas buvo lengvas ir greitas – per mėnesį jau pilnai dirbome su naująja sistema. To nesitikėjome nei mes, nei mūsų vadovybė Suomijoje, nes anksčiau turėjome kitokią patirtį. Tai paprasta naudotis, tačiau labai lanksti ir funkcionali IT sistema. Directo įvairiausiais pjūviais formuojamos ataskaitos leidžia darbuotojams detaliai analizuoti įmonės duomenis. Darbas debesyse, galimybė prisijungti tiek per telefoną, tiek per kompiuterį, prisegti ir saugoti dokumentus, dokumentų vizavimo funkcijos, integracija su kitomis programomis automatizavo ir palengvino daugelį mūsų įmonės kasdienių procesų. Directo sistemos atnaujinimai, organizuojami mokymai ir konsultacijos su Directo darbuotojais padeda mums nuolat tobulėti ir vystytis.
◆