UAB Deimena

Iššūkis:

Sukurti integracijas su e. parduotuve ir kitomis įmonei svarbiomis e. platformomis

Į vieną sistemą integruoti e. parduotuvę ir kitas įmonei būtinas e. platformas

Švaros srityje jau 30 metų veikianti UAB „Deimena“, prekiaujanti profesionalų valymo priemonėmis, įrankiais, įranga bei atstovaujanti „Karcher“ prekės ženklui, naujos verslo valdymo sistemos ieškojo dėl dviejų pagrindinių priežasčių. Pasak projektų vadovės Ravenos Murinės, įmonei plečiantis, senoji apskaitos sistema buvo tiesiog „išaugta“, o bene labiausiai stigo integracijų su išorinėmis sistemomis, pvz., e. parduotuve ir kitomis.

„Dirbant senojoje apskaitos sistemoje mums trūko visko: nuo galimybės valdyti duomenų bazes bei efektyvesnio administravimo, procesų automatizavimo iki įvairių ataskaitų generavimo, kurios itin palengvina vadovų darbą. Ir, žinoma, mes neturėjome integracijų su mums svarbiomis e. platformomis. Kokios svarbios ir kokios reikalingos mums buvo šios integracijos, supratome tik pradėję jomis naudotis. Apėmė toks jausmas, tarsi iki tol būtume dirbę surištomis rankomis“, – sakė R. Murinė.

Verslo ir privačius klientus UAB „Deimena“ aptarnauja visoje Lietuvoje, veikia penkios fizinės parduotuvės, vykdoma e. prekyba, tad vienas iš iššūkių – pereinant į „Directo“ sistemą reikėjo perkelti daug įvairių procesų bei informacijos.

Sprendimas

Kadangi UAB „Deimena“ darbuotojai norėjo dirbti išmaniai, įsigyta „Directo“ sistema apėmė daug įvairių kasdieniam darbui, duomenų ir verslo valdymui reikalingų funkcijų. Įmonei sukurtos e. sąsajos į išorines sistemas, tad užtikrintas e. parduotuvės ir kitų svarbių platformų valdymas, duomenų integravimas, jų sinchronizavimas bei prieinamumas realiuoju laiku.

„Pradėję dirbti „Directo“ sistemoje, pamatėme didžiules galimybes tobulėti. Pavyzdžiui, atsiradus sąsajoms su e. parduotuve, logistika, darbuotojų valdymu, galėjome sutaupyti daug laiko ir kaštų, atsivėrė naujos galimybės plėtrai“, – pabrėžė R. Murinė.

Pagrindinis iššūkis, kurį įmonei teko įveikti pereinant prie „Directo“ – sutvarkyti 30 metų senumo duomenų bazę. Procesui vykstant pagal „Directo“ pateiktas gaires, šią užduotį įmonė įveikė per 4 mėnesius.

„Pereinant nuo „išaugtosios“ apskaitos sistemos prie naujosios, nemenkas iššūkis buvo apskritai suvokti, kiek daug visko įmanoma, kai iki tol mūsų galimybės dirbti buvo itin ribotos. Kolegos niekaip negalėjo patikėti, kad sistemai mūsų suformuoti poreikiai bei funkcionalumas, kuriuos pradžioje iš dalies net laikėme utopija, „Directo“ jau yra arba gali būti greitai sukuriami. Sistema nėra sudėtinga, bet ji turi tiek daug galimybių, kad pradžioje tai kiek glumina. Naudotis „Directo“ kolektyvas išmoko greit – ir vyresni darbuotojai, ir tie, kurie neturėjo daug patirties dirbti panašiose sistemose“, – sakė R. Murinė.

„Directo“ yra lanksti IT sistema, kai ne vartotojas turi prisitaikyti, o pati sistema yra adaptuojama pagal konkrečius vartotojo poreikius. Specialiai įmonei „Deimena“ buvo sukurta keletas bendresnių bei ypač individualizuotų funkcijų, kurios palengvino darbą skirtingų skyrių darbuotojams. „Directo“ komandai nekilo jokių sunkumų sukurti tokias funkcijas, kurių reikėjo būtent mums“, – sakė „Deimena“ atstovė.

Rezultatas

„Apibendrinant įmonės procesus prieš „Directo“ įsigijimą ir po jo – juokaujame, kad iš akmens amžiaus persikėlėme į moderniuosius laikus“, – sakė įmonės atstovė.  

Pasak jos, „Directo“ pakeitė vidinius procesus ir sykiu įmonės gyvenimą: „Naujojoje sistemoje galėjome automatizuoti iki tol daug itin kruopštaus ir nuobodaus darbo reikalavusius procesus, bet džiaugiamės ne tik jais atsikratę – taip išvengiame klaidų dėl žmogiškojo faktoriaus. Dalis vidinės komunikacijos taip pat persikėlė į „Directo“ ir tai labai pagyvino darbą. Dar smagu, kad sistema gali būti individualizuota pagal vartotojų grupę ar kiekvieną darbuotoją, tad kiekvienas mūsų specialistas susikuria savo aplinką, kuri jam patinka ir kurioje jis dirba“.

R. Murinė pastebėjo, jog labiausiai darbuotojai džiaugiasi sparčia ir lengva paieška duomenų bazėse, pačios sistemos funkcionalumu bei automatizuotais procesais.

UAB „Deimena“ projektų vadovė įsitikinusi, jog efektyvi, šiuolaikinė verslo valdymo sistema rinkoje suteikia pranašumų: „Lyginant su konkurentais, kai kuriais klausimais jaučiamės esantys žingsniu priekyje. Nors naująją sistemą naudojame dar neseniai, tačiau integracijos, procesų automatizavimas leidžia mums aptarnauti klientus greičiau ir efektyviau. Esame lankstesni jų poreikiams, tam neišnaudodami per daug resursų“.

Perėjimą prie „Directo“ įmonėje kuravusi R. Murinė pasakojo, jog kartais prireikia informacijos ieškoti senoje sistemoje, kuri dėl duomenų bazių filtracijos nebuvo perkelta į dabar naudojamą sistemą: „Directo“ panaši informacija yra pasiekiama vos keliais pelės paspaudimais, ataskaitos generuojamos greitai. O senoje sistemoje, šiaip ne taip prisikasusi iki reikiamos ataskaitos, spaudžiu mygtuką ją generuoti ir einu pasidaryti kavos, ir žinau, kad per tą laiką nei sugeneruos, nei galėsiu atlikti kitus veiksmus. Ir mintyse vis kartoju: gerai, kad turime „Directo“.